Article 8 – Préparation des échéances ou récurrences

Mai 2023 – par EEOP /

A périodes régulières, vous avez des échéances ou des tâches récurrentes,

Si vous poursuivez cette lecture, et je vous en remercie, c’est que vous avez besoin d’identifier et d’organiser vos échéances ou récurrences afin de ne plus les oublier.

Nous avons tous des échéances que ce soit dans le domaine privé ou professionnel, mais dans le domaine professionnel, une échéance loupée peut avoir des conséquences plus ou moins impactantes sur votre entreprise.

Aussi, ici, je vous accompagne dans la mise en place d’une aide. J’aimerai dire une routine mais je sais que ce terme peut en rebuter plus d’un ou donner un coté moins fun. Alors voici mon aide.

La première étape est de lister toutes les récurrences que vous avez en tête :

. échéances de paiement de certaines factures, fournisseurs ou prestataires réguliers,

. échéances de contrats assurance, bancaire, téléphonie, internet,

. échéances de contrats d’entretien des locaux, des machines ou petits outillages,

. échéances des qualifications professionnelles que vous avez obtenues,

. échéances des documents administratifs de l’entreprise (extrait Kbis, attestation URSSAF…),

. etc….

La seconde étape est de classer ces échéances par typologie adapté à votre entreprise :

. exemple 1 : par périodicité de récurrence (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les trimestres…)

. exemple 2 :  par activités (le bureau / l’atelier / etc… )

. exemple 3 :  par intervenants (les sous-traitants / la banque / les salariés / les fournisseurs / etc…)

Bien évidemment, un mixte de tous ces exemples est tout à faire possible, il faut que le classement corresponde à votre activité, à votre quotidien. Posez-vous la question « Est-ce que ce sera pratique pour moi ? »

La 3^ème étape est de choisir comment visualiser ces échéances, les choix sont multiples et les méthodes aussi. Voici plusieurs pistes de réflexion sur ce choix :

. version tableau mural, à l’aide d’un tableau à fiches, d’un tableau Veleda ou d’un tableau d’affichage, vous pouvez voir en un coup d’œil les informations,

. version informatique, à l’aide d’un tableau excel par exemple que vous construisez et qui nous permet de pouvoir le consulter chaque fois que vous en aurez besoin,

. version numérique, à l’aide un outil de gestion des tâches, la visualisation sera esthétique et un rappel automatique vous indiquer, qu’aujourd’hui, une action est à mener.

Chaque version a ses avantages et ses inconvénients, il faut qu’elle vous convienne pour que vous puissiez être autonome et que ça ne devienne pas une contrainte pour vous.

J’espère vous avoir aider même un peu dans la gestion de vos échéances.

See you soon (à bientôt)

L’accélératrice de projets TPE PME